La clôture au 31 décembre approche. Ce que vous ne retrouvez pas en janvier, vous le chercherez en avril, au moment où votre comptable doit boucler votre déclaration de résultat. Voici les pièces à réunir selon votre statut, les questions qu'il va vous poser, et la façon de lui transmettre tout ça sans y passer vos soirées.
Votre statut change la liste
Un micro-entrepreneur et une société au régime réel n'ont ni les mêmes obligations, ni les mêmes pièces à fournir. Commencez par repérer votre colonne.
| Selon votre statut | Micro-entrepreneur | Société ou entreprise au régime réel |
|---|---|---|
| Ce que vous tenez vous-même | Un livre des recettes tenu chronologiquement : montant, origine, mode de paiement et références des justificatifs, totalisé tous les trois mois. Un registre des achats si vous êtes commerçant ou prestataire d'hébergement. | Un livre-journal, un grand livre et un inventaire au moins une fois tous les douze mois, avec une pièce justificative derrière chaque écriture. |
| Ce qui est produit à la clôture | Pas de bilan : votre bénéfice est calculé à partir du chiffre d'affaires déclaré, après abattement forfaitaire. | Des comptes annuels — bilan, compte de résultat et annexe — puis la déclaration de résultat. |
| Ce que votre comptable attend de vous | Vos justificatifs de recettes et d'achats, vos relevés bancaires et vos déclarations de chiffre d'affaires. | Toutes les familles de pièces listées ci-dessous. |
Les pièces à rassembler, famille par famille
Neuf familles, dans l'ordre où je les prépare pour mes clients. Un dossier par famille, et vous avez déjà fait le plus gros du travail.
| Famille | Ce que vous rassemblez |
|---|---|
| 1. Banque | Les relevés de tous vos comptes professionnels, du 1er janvier au 31 décembre, sans aucun mois manquant. Ajoutez les relevés d'emprunt et de livret s'il y en a. |
| 2. Ventes | Toutes vos factures clients de l'année, numérotées sans rupture, et la liste de celles qui restent impayées au 31 décembre. |
| 3. Achats | Les factures fournisseurs, y compris les petits achats en ligne dont la facture n'arrive que par mail. |
| 4. Frais | Carburant, péages, repas, fournitures, abonnements, et vos notes de frais si vous vous remboursez. |
| 5. Personnel | Bulletins de paie, déclarations sociales, contrats de travail et avenants, soldes de tout compte. |
| 6. Emprunts et contrats | Tableaux d'amortissement des prêts, contrats de crédit-bail, baux, contrats d'assurance. |
| 7. Investissements | Les factures d'achat de matériel, de véhicule ou de logiciel, et les éventuelles reventes. |
| 8. Stocks et caisse | L'état de vos stocks au 31 décembre et le montant de votre caisse, si vous en tenez une. |
| 9. Déclarations | Déclarations de TVA, avis de CFE, déclarations de chiffre d'affaires pour la micro-entreprise. |
Les quatre questions que votre comptable va vous poser
- À quoi correspond ce mouvement ? Les virements sans libellé clair sont la première source d'allers-retours. Notez l'explication au moment où l'opération passe, pas en avril.
- Avez-vous la facture ? Les paiements par carte, les achats au comptant et les abonnements en ligne sont ceux dont le justificatif manque le plus souvent.
- Est-ce personnel ou professionnel ? Les dépenses mixtes, les retraits et les apports doivent être tranchés une fois, par vous, pas devinés par votre comptable.
- Cette facture a-t-elle été payée ? D'où l'intérêt de joindre l'état de vos factures clients impayées et des acomptes reçus au 31 décembre.
Répondre à ces quatre questions avant de transmettre, c'est ce qui transforme un dossier « à reprendre » en dossier qui passe directement en comptabilité.
Comment transmettre sans y passer la journée
- Un dossier par famille, pas un dossier par mois : c'est ainsi que votre comptable travaille.
- Des fichiers nommés dans le même ordre à chaque fois : date, nature, tiers, montant. Par exemple 2026-11-03_facture_Dupont_450.pdf se retrouve en une recherche.
- Des scans lisibles, en PDF, plutôt que des photos prises de travers.
- Les pièces reçues par mail enregistrées dans le bon dossier le jour où elles arrivent, pas trois mois plus tard.
- Une seule liste des points en suspens, en clair, plutôt que des pièces manquantes dispersées.
Fixez-vous une date cible : fin janvier. Votre comptable, lui, doit déposer votre déclaration de résultat au plus tard le 2e jour ouvré qui suit le 1er mai, soit début mai 2027 pour l'exercice 2026, avec quinze jours de plus en télédéclaration. Transmettre tôt, c'est se laisser le temps de retrouver ce qui manque.
Ce qu'il faut garder, et combien de temps
| Documents | Durée | À compter de |
|---|---|---|
| Livres comptables, factures clients et fournisseurs, comptes annuels | 10 ans | La clôture de l'exercice |
| Documents fiscaux : déclarations et pièces justificatives | 6 ans, bientôt 10 (voir ci-dessous) | La dernière opération inscrite ou l'établissement du document |
| Bulletins de paie, contrats de travail, registre unique du personnel | 5 ans | Le document, ou le départ du salarié pour le registre |
| Relevés bancaires et talons de chèques | 5 ans | Le document |
| Contrats commerciaux et correspondance professionnelle | 5 ans | La fin de la relation commerciale |
Le changement à connaître : la loi du 25 juin 2026 contre la fraude sociale et fiscale porte de 6 à 10 ans la durée de conservation des documents à produire en cas de contrôle fiscal.
La nouvelle durée s'applique à tous les documents dont le délai de conservation expirait après le 1er janvier 2027. Autrement dit : avant de jeter vos archives de 2020, vérifiez.
Ce qui change en septembre 2027
Depuis le 1er septembre 2026, toute entreprise doit être en mesure de recevoir une facture électronique. À partir du 1er septembre 2027, les TPE et les PME devront également en émettre, via une plateforme agréée.
Pour la collecte de vos pièces, c'est une bonne nouvelle : vos factures d'achat arriveront dans un format exploitable, sans ressaisie. Mais seulement si votre plateforme est choisie et paramétrée. Autant s'en occuper pendant une période calme, et cette clôture-ci est l'occasion de faire le point.
Besoin d'un coup de main avant la clôture ?
Rassembler les pièces, les nommer, les classer par famille et relancer les justificatifs manquants : c'est exactement ce que je prépare pour mes clients avant leur clôture. Vous remettez un dossier complet à votre comptable, il travaille plus vite, et vous ne passez pas vos soirées de janvier à chercher une facture de carburant.